Obligația de reținere fiscală conform legislației olandeze

Actualizat la 26 iunie 2023

Când începeți o afacere olandeză, va trebui să respectați toate legile olandeze care reglementează mediul de afaceri. Una dintre astfel de legi este așa-numita obligație de reținere fiscală. Acest lucru vă spune în esență că trebuie să vă arhivați administrarea afacerii pentru o anumită perioadă de ani. De ce? Pentru că acest lucru permite autorităților fiscale olandeze să vă verifice administrația ori de câte ori consideră necesar. Obligația de reținere a impozitelor este o obligație legală care se aplică tuturor antreprenorilor din Țările de Jos. Dacă sunteți obișnuit să lucrați cu fișiere destul de vechi și modalități de arhivare a administrării, aceasta se poate dovedi a fi o provocare. Există chiar șanse mari ca, fără să știți, să nu respectați obligația de reținere.

În esență, obligația de reținere fiscală prevede că toți antreprenorii din Țările de Jos sunt obligați legal să-și păstreze administrarea companiei timp de șapte ani. Vă rugăm să rețineți că pentru unele documente se aplică perioada de păstrare de șapte ani, dar pentru altele de zece ani. Documentele trebuie, de asemenea, să fie stocate într-un mod care să permită inspectorilor autorităților fiscale olandeze să verifice cu ușurință administrația într-o perioadă rezonabilă de timp. În acest articol, vom sublinia ce înseamnă pentru compania dvs. obligația de reținere fiscală, cum puteți să o respectați și ce capcane să aveți în vedere.

Informații despre obligația de reținere fiscală

După cum am explicat deja mai sus, toți proprietarii de afaceri olandezi au obligația legală de a oferi autorităților fiscale olandeze posibilitatea de a verifica administrația până acum șapte ani. Acest lucru se aplică datelor de bază despre cheltuielile și câștigurile dvs. financiare, cum ar fi registrul general, administrarea stocurilor, conturile de încasat și conturile de plătit, administrarea achizițiilor și vânzărilor și administrarea salariilor. Deci toți banii care ies și intră în timpul unui anumit an fiscal, care curge de la 1^st din ianuarie până la 31^st din decembrie. Trebuie să rețineți că acest lucru înseamnă că fiecare antreprenor olandez trebuie să poată afișa toate datele din ultimii șapte (sau zece) ani, în timpul unei verificări aleatorii de către autoritățile fiscale. Aleatoriu înseamnă că pot veni neanunțat, așa că, în general, trebuie să fii întotdeauna pregătit.

Există multe motive posibile pentru care o verificare să aibă loc, deși uneori se întâmplă doar ca un audit general. Autoritățile fiscale ar putea decide pur și simplu că aveți nevoie de o verificare periodică, pentru a vă asigura că faceți totul în mod legal și că aveți administrația la zi. Aceste verificări au loc aleatoriu, dar nu foarte des. În alte cazuri, există în mare parte un motiv clar pentru care autoritățile fiscale decid să vă verifice. De exemplu, ați depus declarații pe care autoritățile fiscale le consideră suspecte. Sau v-ați putea gândi la o investigație, pe care inspectorul fiscal o efectuează la unul dintre furnizorii dvs. sau la un partener de afaceri sau o altă parte terță implicată. Inspectorul solicită apoi acces la administrația dumneavoastră și vede dacă poate detecta erori sau nereguli. Acesta este motivul pentru care contabilii și contabilii subliniază adesea clienților lor că este foarte important să conduci o administrare bine concepută și concisă.

Nu doar pentru că autoritățile fiscale pot veni și se scufundă în administrația dvs., ci și din cauza altor beneficii special pentru dumneavoastră și compania dumneavoastră. Dacă conduceți o administrație solidă, atunci aceasta vă oferă o perspectivă asupra cifrelor dvs. financiare. O poți vedea oarecum paralel cu o carte de uz casnic: monitorizezi toți banii care intră și ies. Aceasta înseamnă că știți exact unde există probleme, de exemplu, când cheltuiți mai mult pe active decât obțineți de fapt în profit. În ciuda faptului că șansa poate să nu fie mare ca un inspector să-ți bată la ușă, este totuși înțelept să ai administrația în ordine. Pentru antreprenori, contabilitatea este, de asemenea, o sursă de încredere de cifre pentru a lua decizii informate. Aceasta înseamnă că este mai ușor să decideți când să investiți în ceva nou, spre deosebire de a investi mai puțin și de a câștiga mai mulți bani pentru o perioadă de timp. Vă oferă o perspectivă generală asupra profitabilității companiei dvs., ceea ce este foarte important dacă doriți să obțineți un succes real.

Când aplicați perioada de obligație de păstrare de 10 ani?

După cum am menționat pe scurt mai sus, perioada obișnuită de păstrare este de 7 ani. În unele cazuri, antreprenorii vor trebui să stocheze informații și date pentru câțiva ani în plus, și anume 10 ani. Una dintre situațiile în care se aplică această obligație de reținere prelungită, este atunci când dețineți sau închiriați o clădire de birouri, sau alt tip de spații comerciale. Datele privind bunurile imobile sunt supuse unei obligații de păstrare de zece ani, așa că dacă dețineți orice fel de proprietate prin intermediul companiei dumneavoastră, sunteți supus unei perioade mai lungi de păstrare. Același lucru este valabil și atunci când compania dumneavoastră furnizează sau este implicată în furnizarea de servicii de difuzare radio și televiziune, servicii electronice și/sau servicii de telecomunicații și a optat, de asemenea, pentru așa-numita schemă OSS (One-Stop-Shop). Rețineți că, de fapt, este posibil să se încheie acorduri cu autoritățile fiscale cu privire la anumite reglementări sau aranjamente, cum ar fi:

• Cât de detaliată ar trebui să fie administrația
• Modul în care sunt păstrate înregistrările
• Păstrarea altor date decât datele de bază pentru o perioadă mai scurtă de timp

De asemenea, păstrează și actualizează, dacă este cazul, înregistrarea timpului „date de bază” pentru deducerea anuală a impozitului antreprenorial. Acest lucru este valabil și pentru păstrarea unei bune înregistrări de kilometraj. Ar trebui să păstrați una pentru a vă folosi mașina privată pentru afaceri sau invers: atunci când vă folosiți mașina de afaceri numai pentru afaceri și niciodată în privat.

Cine ar trebui să țină o administrație, mai exact?

Una dintre primele întrebări pe care le-ați putea pune, este cine este obligat să țină o administrație timp de cel puțin 7 ani? În realitate, fiecare proprietar de afaceri este obligat să facă acest lucru. Nu contează cât de mare sau mică este afacerea dvs.: obligația revine fiecărui antreprenor olandez. Nu trebuie doar să păstrezi o administrație, ci și administrarea trebuie să fie păstrată într-un mod care să permită autorităților fiscale să o verifice. Deci, există unele reguli și reglementări implicate, ceea ce înseamnă că administrarea dvs. trebuie să fie corectă în conformitate cu legislația olandeză. Aveți nevoie de această administrație pentru a depune corect un decont de TVA și o declarație de livrări intracomunitare (ICP), dar și pentru a vă putea desfășura corect afacerea. În general, aceasta înseamnă că trebuie să păstrați toate documentele originale, astfel încât să le puteți arăta inspectorului fiscal atunci când acesta efectuează o verificare.

Cine este scutit de la păstrarea evidențelor TVA complete?

Există unii antreprenori, care nu trebuie să țină evidențe complete de TVA:

• Antreprenorii care furnizează numai bunuri sau servicii scutite de TVA
• Persoanele juridice care nu sunt antreprenori, dar au un număr de identificare în scopuri de TVA

Obligații administrative suplimentare

Dețineți o companie care comercializează bunuri în marjă? Atunci vi se aplică obligații administrative suplimentare. Ce sunt bunurile în marjă? Bunurile în marjă sunt în general bunuri folosite (la mâna a doua), pe care le-ați achiziționat fără a plăti TVA. În anumite condiții, următoarele articole pot fi, de asemenea, considerate bunuri în marjă:

• Artă
• Antichitati
• Obiecte de colecție pe care le achiziționați sau le importați cu TVA.

Ce se încadrează în categoria bunuri folosite?

Bunurile uzate sunt toate bunurile pe care le puteți utiliza din nou, indiferent dacă sunt sau nu după reparații. Vă rugăm să rețineți că toate bunurile pe care le cumpărați de la o persoană fizică sunt întotdeauna bunuri uzate, chiar dacă nu au fost niciodată folosite. Bunurile uzate includ, de asemenea, bunurile care au fost crescute în casă sau, ca în cazul cailor. Când tranzacționați bunuri în marjă, trebuie să țineți evidențe. Acest lucru se datorează faptului că comerțul cu mărfuri în marjă este supus obligațiilor administrative generale. În plus, se aplică reguli diferite pentru gestionarea bunurilor în marjă. Cumpărarea și vânzarea de bunuri în marjă trebuie, desigur, să fie păstrate în evidențele dumneavoastră. Pentru aceste bunuri, există două metode diferite pentru a realiza acest lucru:

• Calculați TVA-ul pe bun individual și urmăriți cumpărăturile și vânzările pe articol în administrația dvs. Autoritățile fiscale numesc aceasta metoda individuală.
• Calculați TVA-ul pe marja totală de profit într-o perioadă de declarare. Numim aceasta metoda globalizării.

Ambele metode sunt supuse unor obligații administrative suplimentare. Deci ce metodă folosești? La această întrebare se poate răspunde afirmând că depinde de tipul de bunuri ce metodă aveți voie să utilizați. Metoda globalizării este obligatorie pentru următoarele bunuri:

• Mijloace de transport, cum ar fi mașini, motociclete, biciclete, mopede și rulote
• Îmbrăcăminte
• Mobila
• Cărți și reviste
• Echipamente foto, film si video
• Casete video, DVD-uri, casete muzicale, CD-uri, LP-uri etc.
• Instrumente muzicale
• Aparate de uz casnic
• Electrocasnice
• Animale de companie
• Artă, antichități și obiecte de colecție (în anumite condiții, așa cum sa menționat anterior)

Metoda globalizării este obligatorie și pentru piesele, accesoriile și consumabilele utilizate în aceste mărfuri, deoarece acestea fac parte integrantă din mărfurile în marjă în sine. Deci, chiar dacă puneți un tub de evacuare nou pe mașina dvs. uzată, acesta va face parte din marja bună (mașină).

Mărfuri care nu sunt calificate ca mărfuri în marjă

Faceți comerț cu alte bunuri decât mărfuri în marjă? Înseamnă că bunurile dumneavoastră nu sunt eligibile ca fiind folosite? Apoi trebuie să aplicați metoda individuală, spre deosebire de metoda globalizării. Metoda globalizării vă permite să compensați marjele negative de profit cu marjele de profit pozitive. Totuși, acest lucru nu este permis cu metoda individuală. În orice caz, este pe deplin posibil să ceri autorităților fiscale olandeze să schimbe metodele, ori de câte ori considerați că aceasta va fi potrivită pentru dvs. Numai în cazul în care sunteți un licitator, sau un intermediar care acționează în numele dvs. în calitate de licitator, este posibil să nu aplicați metoda globalizării. Acest lucru se poate datora faptului că un licitator funcționează ca intermediar între cumpărători și vânzători și, prin urmare, nu poate fi văzut ca proprietarul articolului. De asemenea, puteți vinde bunuri în marjă cu TVA. De fapt, puteți alege să vindeți bunuri în marjă cu TVA. Puteți citi ce trebuie să faceți în administrația dvs. sub Consecințe administrative în cazul vânzării în regimul normal de TVA.

Documentele exacte pe care trebuie să le păstrați într-un anumit interval de timp

După cum am menționat anterior, trebuie să păstrați toate datele de bază ale administrației companiei dumneavoastră pe o perioadă de 7 ani, pentru ca autoritățile fiscale să poată verifica datele. Perioada de 7 ani începe când valoarea curentă a oricărui bun sau serviciu expiră. Pentru a putea explica ce înseamnă „actual” în acest context, putem folosi exemplul unui contract de leasing auto. Imaginează-ți că închiriezi o mașină pe o perioadă de 3 ani. Atâta timp cât contractul este activ, bunul sau serviciul este văzut ca actual. Odată cu încetarea contractului, însă, bunul sau serviciul nu mai este utilizat în acel moment și, astfel, se califică ca fiind expirat. Același lucru este valabil și pentru situația, când efectuați o plată finală pentru a plăti ceva (off). Din acel moment, trebuie să stocați datele referitoare la acest bun sau serviciu timp de 7 ani consecutivi, deoarece de aici începe efectiv perioada de păstrare. Desigur, ați dori să știți ce documente și ce date va trebui să arhivați. Datele de bază constau, în general, în următoarele:

• Cartea mare
• Administrarea stocurilor
• Administratia de achizitii si vanzari
• Administrarea conturilor de primit și de plătit
• Administrarea salariilor

Pe lângă datele de bază menționate mai sus, trebuie să țineți cont de faptul că trebuie să păstrați și toate datele de bază. Datele de bază se referă la subiecte precum informații despre debitorii și creditorii dvs. și fișierele articole. Vă rugăm să rețineți că toate mutațiile din datele de bază trebuie să fie urmărite ulterior.

Modul corect de stocare a facturilor

O parte importantă a obligației de păstrare este modul specific în care datele sunt primite și stocate. În conformitate cu prevederile legale care acoperă acest subiect anume, trebuie să păstrați registrele, documentele și suporturile de date care sunt importante pentru impozitare, exact în același mod în care le-ați primit. Deci, în starea sa originală, adică înregistrarea primară a datelor sursă. Aceasta înseamnă că un document primit digital trebuie și stocat digital, ceea ce poate părea contraintuitiv la început, deoarece stocarea datelor fizice a fost obișnuită atât de mult timp. Acest lucru nu se mai aplică. De exemplu, o ofertă sau o factură pe care o primiți prin e-mail, trebuie să fie stocată ca fișier digital, deoarece modul original în care ați primit-o este digital. Conform regulilor obligației de reținere, puteți stoca această cotație sau factura doar digital.

Un alt lucru pe care ar trebui să-l faceți este să stocați sursa fișierului pe care l-ați primit, alături de stocarea digitală a fiecărui fișier digital. Doar salvarea facturii în sine nu este suficientă, pentru că organele fiscale doresc să poți dovedi că, după primire, factura nu a fost ajustată manual de tine. Așadar, îți dai seama de acest lucru nu doar prin stocarea facturii în sine, ci și a e-mailului în care a fost atașată factura. Acest lucru permite inspectorului să vadă că factura pe care ați salvat-o ca fișier PDF sau Word este într-adevăr aceeași cu cea primită inițial prin e-mail. Datele din sistemul informatic, așa-numitele date derivate, trebuie să poată fi urmărite până la datele sursă. Această pistă de audit este o condiție importantă atunci când vine vorba de stocarea digitală a administrației. De asemenea, aveți voie să le cereți clienților dumneavoastră identificarea. Ceea ce nu este permis, conform regulilor GDPR, este însă ca această formă de identificare să fie copiată și, de exemplu, stocată într-o administrație. Acest lucru este permis numai în cazurile în care acest lucru este obligatoriu, cum ar fi atunci când angajați un angajat sau oamenii trebuie să își dovedească identitatea pentru a deveni abonați la (unele) dintre serviciile pe care le oferiți.

Modul corect de a ține o administrare fizică

O factură sau alt document pe care îl primiți prin poștă pe hârtie și care trebuie păstrat, îl puteți digitaliza efectiv și stocați digital conform autorităților fiscale. Deci, în esență, înlocuiți fișierul sursă, care este factura pe hârtie, cu un fișier digital. Aceasta se numește conversie. Dar rețineți că, în acest scenariu, trebuie să păstrați și fișierul original, așa cum am menționat mai sus, pentru perioada legală obligatorie. Când digitalizați, există câțiva factori importanți despre care ar trebui să fiți informat. Proprietarii de afaceri digitalizează adesea prin scanarea facturilor, făcând o fotografie a documentelor sau având un instrument de digitalizare legat de programul lor de contabilitate, numit și „scanare și recunoaștere”. Doar prin acest ultim mod de digitizare, este posibilă digitizarea facturilor nu doar mai ușor, ci și conform procedurii corecte.

Într-o broșură despre obligația de reținere, autoritățile fiscale olandeze se referă la condițiile pe care trebuie să le îndeplinească o conversie. Este important, aici, ca caracteristicile de securitate ale documentului original să nu se piardă. Aceasta înseamnă că păstrați întotdeauna facturile pe hârtie fizic (în formă de hârtie) pe o perioadă de șapte ani. În special chitanțele plătite în numerar sunt dificil de verificat de către autoritățile fiscale pentru autenticitate. Pe de altă parte, există și exemple de firme de contabilitate care au încheiat acorduri cu autoritățile fiscale în acest sens. De exemplu, birourile au primit în mod colectiv permisiunea pentru toți clienții lor de a stoca facturile fizice digital, astfel încât să nu mai fie nevoiți să păstreze nimic pe hârtie. Este înțelept ca dvs., ca antreprenor, să vă explorați opțiunile și, eventual, să discutați cu autoritățile fiscale despre dorințele dumneavoastră specifice. Ei sunt adesea dispuși să fie flexibili și să vă ajute în anumite moduri, atâta timp cât păstrați totul curat, transparent și legal.

Modul corect de stocare a datelor digitale

Există mai multe moduri de a stoca corect datele digitale. Cea mai importantă condiție este, desigur, ca datele să fie stocate timp de 7 (sau 10) ani. Vă stocați toate datele și lucrați pe propriul server? Apoi, legea fiscală olandeză impune că trebuie să aveți o procedură bună de backup, în timp ce trebuie să efectuați aceste backup în mod constant. Pe lângă acestea, aceste copii de rezervă trebuie să fie stocate într-o altă locație decât locația în care se află administrația digitală. Ați putea, de exemplu, să utilizați un hard disk extern în acest scop. De asemenea, este permis și posibil să optați pentru o soluție cloud pentru a vă stoca datele. Știați că software-ul de contabilitate bazat pe cloud are multe avantaje, cum ar fi următoarele: 

• Tu și contabilul sau contabilul tău poți accesa datele de pe orice dispozitiv
• Datele dvs. sunt păstrate în siguranță și nu pot fi pierdute sau deteriorate dacă un computer sau alt dispozitiv se blochează
• Vă puteți informa și vă puteți conduce compania pe baza datelor reale actuale
• De asemenea, puteți conecta alte programe la software-ul de contabilitate

Când țineți cont de aceste reguli, sunteți destul de sigur că vă stocați administrația digitală în mod corect. Vom schița mai jos câteva detalii interesante referitoare la o administrare digitală.

Condiții și cerințe suplimentare privind stocarea digitală a fișierelor și datelor

Aveți date stocate pe echipamente de modă veche? Obligația de păstrare înseamnă, de asemenea, că datele reținute trebuie să fie accesibile. Deci, va trebui să puteți accesa și deschide fișierul original. Aceasta înseamnă că, de exemplu, echipamentele vechi care vă permit să accesați date trebuie păstrate, dacă anumite fișiere digitale pot fi consultate doar în acest fel. Vă puteți gândi la medii de stocare vechi, cum ar fi o dischetă veche sau o versiune anterioară de Windows. În plus, majoritatea pachetelor de contabilitate susțin financiar așa-numitul fișier de audit. Dosarul de audit este un extras din registrul general. Vă rugăm să rețineți, însă, că nu este suficient să păstrați doar dosarul de audit, deoarece acesta nu include toate înregistrările administrative. Mai mult, țineți cont de toate mijloacele electronice de comunicare, cum ar fi calendarul, aplicațiile și SMS-urile. Toate mesajele prin e-mail, WhatsApp, SMS și chiar Facebook ar trebui păstrate în măsura în care se consideră că se încadrează în categoria „comunicare de afaceri”. În cazul unei inspecții, aceste informații trebuie puse la dispoziție în forma solicitată de inspector. Această regulă se aplică și pentru păstrarea unei agende digitale.

Mai multe despre conversia fișierului de hârtie în mediu digital sau de stocare

În anumite condiții, puteți transfera date de pe un mediu de stocare pe altul. De exemplu, scanarea unui document de hârtie sau a conținutului unui CD-ROM pe un stick USB. Desigur, există anumite condiții pentru a putea face acest lucru, care sunt următoarele:

• Conversia se face corect și complet
• Datele convertite sunt disponibile pe toată perioada de păstrare
• Aveți posibilitatea să reproduceți datele și să le faceți lizibile și controlabile într-un timp rezonabil

Dacă reușiți să realizați acest lucru, nu veți mai fi obligat să păstrați documentele pe hârtie. Deci, dacă reușiți să îndepliniți condițiile menționate mai sus, nu mai aveți nevoie să păstrați documentul original. Acest lucru vă va economisi timp și spațiu, deoarece nu veți mai avea nevoie de o administrare fizică. Deci, practic, versiunea digitală va lua locul originalului. În principiu, conversia este posibilă pentru toate documentele, cu excepția:

1. Bilanțul
2. Situația de active și pasive
3. Anumite documente vamale.

Fără o administrare fizică, puteți economisi de fapt mult spațiu de birou și multă muncă suplimentară. Nu mai căutați în arhivele vechi sau cutii de pantofi în dulapuri umplute. Când te uiți la evoluțiile digitale din ultimii 10 până la 20 de ani, este înțelept să faci pasul către o administrare complet digitală. Este aproape imposibil să pierzi vreodată un fișier care este stocat digital, mai ales când folosești o soluție bazată pe cloud. De asemenea, este mult mai ușor și mai rapid să faci bucla fișierelor digitale. Ajută-ți și contabilul. Discutați din când în când cu contabilul dvs. și încercați să configurați administrația în așa fel încât să respectați obligația legală de reținere. Programele de contabilitate online nu oferă doar administrații mai controlabile. Cu firewall-uri bine păzite și chei securizate, programe bune de contabilitate online stochează automat administrarea în cloud. Îl poți vedea ca un seif digital, într-un loc sigur, pe care nimeni altcineva nu îl poate accesa în afară de tine și contabilul tău. Sau: organele fiscale, când inspectorul trebuie să vă verifice registrele.

Intercompany Solutions vă poate informa în continuare despre obligația de reținere fiscală

După cum puteți vedea, este destul de mult implicat în obligația de reținere fiscală. Este înțelept să fiți mereu informat cu privire la cea mai recentă legislație referitoare la subiect, astfel încât să știți, în calitate de antreprenor, că lucrați în conformitate cu toate legile olandeze aplicabile. Contabilul dumneavoastră ar trebui să vă informeze despre acest lucru, precum și despre toate opțiunile de a respecta această lege într-un mod adecvat și sigur. Dacă nu aveți un contabil și nu știți cum să vă conformați sau poate tocmai ați început propria afacere și sunteți nou în astfel de subiecte: în toate astfel de cazuri, puteți contacta oricând Intercompany Solutions. Vă putem oferi sfaturi financiare și fiscale extinse, inclusiv cea mai bună modalitate de a menține o administrare adecvată. De asemenea, vă putem oferi asistență și consiliere atunci când vine vorba de plata impozitelor și de întocmirea declarației fiscale anuale. Nu ezitați să ne contactați direct pentru mai multe informații.

Surse:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/